第八章 建設(shè)工程監(jiān)理文件資料管理

第二節(jié) 建設(shè)工程監(jiān)理文件資料管理職責和要求

一、管理職責

建設(shè)工程監(jiān)理文件資料應以施工及驗收規(guī)范、工程合同、設(shè)計文件、工程施工質(zhì)量驗收標準、建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范等為依據(jù)填寫，并隨工程進度及時收集、整理，認真書寫，項目齊全、準確、真實，無未了事項。表格應采用統(tǒng)一格式，特殊要求需增加的表格應統(tǒng)一歸類，按要求歸檔。

根據(jù)《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》，項目監(jiān)理機構(gòu)文件資料管理的基本職責如下：

(1)應建立和完善監(jiān)理文件資料管理制度，宜設(shè)專人管理監(jiān)理文件資料。

(2)應及時、準確、完整地收集、整理、編制、傳遞監(jiān)理文件資料，宜采用信息技術(shù)進行監(jiān)理文件資料管理。

(3)應及時整理、分類匯總監(jiān)理文件資料，并按規(guī)定組卷，形成監(jiān)理檔案。

(4)應根據(jù)工程特點和有關(guān)規(guī)定，保存監(jiān)理檔案，并應向有關(guān)單位、部門移交需要存檔的監(jiān)理文件資料。

【例】根據(jù)《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》,關(guān)于項目監(jiān)理機構(gòu)文件資料監(jiān)理職責的說法，錯誤的是()。

A.應建立和完善監(jiān)理文件資料管理制度，宜設(shè)專人管理監(jiān)理文件資料

B.應及時整理、分類匯總監(jiān)理文件資料，并按分項工程組卷存放

C.應及時收集、整理、編制、傳遞監(jiān)理文件資料

D.應根據(jù)工程特點和有關(guān)規(guī)定保存監(jiān)理檔案，并向有關(guān)單位、部門移交

【答案】B

二、管理要求

建設(shè)工程監(jiān)理文件資料的管理要求體現(xiàn)在建設(shè)工程監(jiān)理文件資料管理全過程，包括：監(jiān)理文件資料收發(fā)文與登記、傳閱、分類存放、組卷歸檔、驗收與移交等。

【例】下列工作內(nèi)容中，屬于建設(shè)工程監(jiān)理文件資料管理的有()。

A.收發(fā)文與登記 B.文件起草與修改

C.文件傳閱 D.文件分類存放 E.文件組卷歸檔

【答案】ACDE

(一)建設(shè)工程監(jiān)理文件資料收文與登記

項目監(jiān)理機構(gòu)所有收文應在收文登記表上按監(jiān)理信息分類分別進行登記，應記錄文件名稱、文件摘要信息、文件發(fā)放單位(部門)、文件編號以及收文日期，必要時應注明接收文件的具體時間，最后由項目監(jiān)理機構(gòu)負責收文人員簽字。

在監(jiān)理文件資料有追溯性要求的情況下，應注意核查所填內(nèi)容是否可追溯。

項目監(jiān)理機構(gòu)文件資料管理人員應檢查監(jiān)理文件資料的各項內(nèi)容填寫和記錄是否真實完整，簽字認可人員應為符合相關(guān)規(guī)定的責任人員，并且不得以蓋章和打印代替手寫簽認。

對于工程照片及聲像資料等，應注明拍攝日期及所反映的工程部位等摘要信息。收文登記后應交給項目總監(jiān)理工程師或由其授權(quán)的監(jiān)理工程師進行處理，重要文件內(nèi)容應記錄在監(jiān)理日志中。

【例】下列關(guān)于監(jiān)理文件和檔案收文與登記管理的表述中，正確的是()。

A.所有收文最后都應由項目總監(jiān)理工程師簽字

B.經(jīng)檢查，文件檔案資料各項內(nèi)容填寫和記錄真實完整，由符合相關(guān)規(guī)定的責任人員簽字認可

C.符合相關(guān)規(guī)定責任人員的簽字可以蓋章代替

D.有關(guān)工程建設(shè)照片注明拍攝日期后，交資料員處理

【答案】B

(二)建設(shè)工程監(jiān)理文件資料傳閱與登記

建設(shè)工程監(jiān)理文件資料需要由總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師確定是否需要傳閱。

每一位傳閱人員閱后應在文件傳閱紙上簽名，并注明日期。傳閱完畢后，文件資料原件應交還信息管理人員存檔。

(三)建設(shè)工程監(jiān)理文件資料發(fā)文與登記

建設(shè)工程監(jiān)理文件資料發(fā)文應由總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師簽名，并加蓋項目監(jiān)理機構(gòu)圖章。若為緊急處理的文件，應在文件資料首頁標注“急件”字樣。

所有建設(shè)工程監(jiān)理文件資料應要求進行分類編碼，并在發(fā)文登記表上進行登記。

(四)建設(shè)工程監(jiān)理文件資料分類存放

建設(shè)工程監(jiān)理文件資料經(jīng)收/發(fā)文、登記和傳閱工作程序后，必須進行科學的分類后進行存放。

建設(shè)工程監(jiān)理文件資料的分類原則應根據(jù)工程特點及監(jiān)理與相關(guān)服務內(nèi)容確定，工程監(jiān)理單位的技術(shù)管理部門應明確本單位文件檔案資料管理的基本原則，以便統(tǒng)一管理并體現(xiàn)建設(shè)工程監(jiān)理企業(yè)的特色。

建設(shè)工程監(jiān)理文件資料的分類原則上可按施工單位、專業(yè)施工部位、單位工程等進行分類，以保證建設(shè)工程監(jiān)理文件資料檢索和歸檔工作的順利進行。

【例】關(guān)于建設(shè)工程監(jiān)理文件資料管理的說法，正確的是()。

A.監(jiān)理文件資料有追溯性要求時，收文登記應注意核查所填內(nèi)容是否可追溯

B.監(jiān)理文件資料的收文登記人員應確定該文件資料是否需傳閱及傳閱范圍

C.監(jiān)理文件資料完成傳閱程序后應按監(jiān)理單位對項目檢查的需要進行分類存放

D.監(jiān)理文件資料應按施工總承包單位，分包單位和材料供應單位進行分類

【答案】A

(五)建設(shè)工程監(jiān)理文件資料組卷歸檔

1.建設(shè)工程監(jiān)理文件資料編制要求

(1)歸檔的文件資料一般應為原件。

(2)文件資料的內(nèi)容及其深度須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標準的要求。

(3)文件資料的內(nèi)容必須真實、準確，與工程實際相符。

(4)文件資料應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等。

(5) 文件資料應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。

(6)文件資料中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為 A4 幅面(297mmX210mm)。紙張應采用能夠長時間保存的韌力大、耐久性強的紙張。

(7)文件資料的縮微制品，必須按國家縮微標準進行制作，主要技術(shù)指標要符合國家標準，保證質(zhì)量，以適應長期安全保管。

(8)文件資料中的照片及聲像檔案，要求圖像清晰，聲音清楚，文字說明或內(nèi)容準確。

(9)文件資料應采用打印形式并使用檔案規(guī)定用筆，手工簽字，在不能使用原件時，應在復印件或抄件上加蓋公章并注明原件保存處。

應用計算機輔助管理建設(shè)工程監(jiān)理文件資料時，相關(guān)文件和記錄經(jīng)相關(guān)負責人員簽字確定、正式生效并已存入項目監(jiān)理機構(gòu)相關(guān)資料夾時，信息管理人員應將儲存在計算機中的相應文件和記錄的屬性改為“只讀”，并將保存的目錄名記錄在書面文件上，以便于進行查閱。在建設(shè)工程監(jiān)理文件資料歸檔前，不得刪除計算機中保存的有效文件和記錄。

【例】下列對建設(shè)工程歸檔文件的要求中，屬于編制要求的有()。

A.符合國家有關(guān)的技術(shù)規(guī)范、標準

B.案卷不宜過厚，一般不超過 40mm

C.不同載體的文件一般應分別組卷

D.內(nèi)容真實、準確，與工程實際相符

E.應采用耐久性強的書寫材料

【答案】ADE

2.建設(shè)工程監(jiān)理文件資料組卷方法及要求

(1)組卷原則及方法

1)組卷應遵循監(jiān)理文件資料的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用;

2)一個建設(shè)工程由多個單位工程組成時，應按單位工程組卷;

3 )監(jiān)理文件資料可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。

⑵組卷要求

1)案卷不宜過厚，一般不超過 40mm;

2)案卷內(nèi)不應有重份文件，不同載體的文件一般應分別組卷。

⑶卷內(nèi)文件排列

1)文字材料按事項、專業(yè)順序排列。同一事項的請示與批復、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。

2)圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。

3 )既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。

【例】建設(shè)工程監(jiān)理文件資料的組卷順序是()。

A.分項工程、分部工程、單位工程

B.單位工程、分部工程、專業(yè)、階段

C.單位工程、分部工程、檢驗批

D.檢驗批、分部工程、單位工程

【答案】B

【例】關(guān)于建設(shè)工程監(jiān)理文件資料組卷要求的說法，正確的有()。

A.案卷厚度應一致，每卷厚度為 40mm

B.案卷內(nèi)應有重份文件作為備份

C.不同載體文件應按形成時間統(tǒng)一組卷

D.文字材料按事項、專業(yè)順序排列

E.相同專業(yè)圖紙按圖號順序排列

【答案】DE

3.建設(shè)工程監(jiān)理文件資料歸檔范圍和保管期限

建設(shè)工程監(jiān)理文件資料的歸檔保存應嚴格遵循保存原件為主、復印件為輔和按照一定順序歸檔的原則。

【例】根據(jù)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》，由建設(shè)單位和監(jiān)理單位長期保存的監(jiān)理文件資料是()。

A.監(jiān)理規(guī)劃 B.工程暫停令

C.工程施工決算審核意見書 D.供貨單位資質(zhì)材料

【答案】B

【例】下列監(jiān)理文件資料中，建設(shè)單位需短期保存的是()。

A.預付款報審與支付文件 B.工程延期報告及審批表

C.供貨單位資質(zhì)材料 D.費用索賠報告及審批表

【答案】A

【例】根據(jù)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》，下列工程質(zhì)量驗收記錄中，屬于建設(shè)單位永久保存的有()。

A.幕墻工程驗收記錄 B.分部工程質(zhì)量驗收記錄 C.分項工程質(zhì)量驗收記錄

D.檢驗批質(zhì)量驗收記錄 E.基礎(chǔ)、主體工程驗收記錄

【答案】ABE

(六)建設(shè)工程監(jiān)理文件資料驗收與移交

1.驗收

城建檔案管理部門對需要歸檔的建設(shè)工程監(jiān)理文件資料驗收要求包括：(略)。

對國家、省市重點工程項目或一些特大型、大型工程項目的預驗收和驗收，必須有地方城建檔案管理部門參加。

為確保監(jiān)理文件資料的質(zhì)量，編制單位、地方城建檔案管理部門、建設(shè)行政管理部門等要對歸檔的監(jiān)理文件資料進行嚴格檢查、驗收。對不符合要求的，一律退回編制單位進行改正、補齊。

2.移交

(1)列入城建檔案管理部門接收范圍的工程，建設(shè)單位在工程竣工驗收后 3 個月內(nèi)向城建檔案管理部門移交一套符合規(guī)定的工程檔案(監(jiān)理文件資料)。

(2)停建、緩建工程的監(jiān)理文件資料暫由建設(shè)單位保管。

(3)對改建、擴建和維修工程，建設(shè)單位應組織工程監(jiān)理單位據(jù)實修改、補充和完善監(jiān)理文件資料，對改變的部位，應當重新編寫，并在工程竣工驗收后 3 個月內(nèi)向城建檔案管理部門移交。

(4)建設(shè)單位向城建檔案管理部門移交工程檔案(監(jiān)理文件資料)，應辦理移交手續(xù)，填寫移交目錄，雙方簽字、蓋章后交接。

(5)工程監(jiān)理單位應在工程竣工驗收前將監(jiān)理文件資料按合同約定的時間、套數(shù)移交給建設(shè)單位，辦理移交手續(xù)。

【例】對于列入城建檔案管理部門接收檔案的工程，負責移交工程檔案資料的責任單位是()。

A.施工單位 B.監(jiān)理單位 C.建設(shè)單位 D.城建檔案管理部門

【答案】C

【例】根據(jù)有關(guān)建設(shè)工程檔案管理的規(guī)定，暫由建設(shè)單位保管監(jiān)理文件資料的工程有()。

A.維修工程 B.緩建工程 C.改建工程 D.擴建工程 E.停建工程

【答案】BE

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