第二節(jié) 會計(jì)檔案保管

　　一、會計(jì)檔案的歸檔

　　根據(jù)《會計(jì)檔案管理辦法》，各單位當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，應(yīng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計(jì)檔案保管清冊。

　　當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了后，可暫由本單位財務(wù)會計(jì)部門保管一年。期滿之后，應(yīng)由財務(wù)會計(jì)部門編制移交清冊，移交本單位的檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管，但出納人員不得兼管會計(jì)檔案。

　　移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝，一般不得拆封。個別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。

　　二、會計(jì)檔案的保管期限

　　會計(jì)檔案的重要程度不同，其保管期限也有所不同。

　　各種會計(jì)檔案的保管期限，根據(jù)其特點(diǎn)，分為永久、定期兩類。永久檔案即長期保管，不可以銷毀的檔案;定期檔案根據(jù)保管期限分為3年、5年、10 年、15年、25年五種。各類會計(jì)檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照表9-1和表9-2所列期限執(zhí)行，表中會計(jì)保管期限為最低保管期限。會計(jì)檔案的保管期限，從會計(jì)年度終了后的第一天算起。

　　《會計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定了我國企業(yè)和其他組織、預(yù)算單位等會計(jì)檔案的保管期限，該辦法規(guī)定的會計(jì)檔案的保管期限為最低保管期限，具體可以分為：

　　1.需要永久保存的會計(jì)檔案有：會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊、年度財務(wù)報告、財政總預(yù)算、行政單位和事業(yè)單位決算、稅收年報(決算)。

　　2.保管期限為25年的會計(jì)檔案有：現(xiàn)金和銀行存款日記賬、稅收日記賬(總賬)和稅收票證分類出納賬。

　　3.保管期限為15年的會計(jì)檔案有：會計(jì)憑證類;總賬、明細(xì)賬、日記賬(不包括現(xiàn)金和銀行存款日記賬)和輔助賬簿;會計(jì)移交清冊;行政單位和事業(yè)單位的各種會計(jì)憑證;各種完稅憑證和繳、退庫憑證;財政總預(yù)算撥款憑證及其他會計(jì)憑證;農(nóng)牧業(yè)稅結(jié)算憑證。

　　4.保管期限為10年的會計(jì)檔案有：國家金庫編送的各種報表及繳庫退庫憑證;各收入機(jī)關(guān)編送的報表;財政總預(yù)算保管行政單位和事業(yè)單位決算、稅收年報、國家金庫年報、基本建設(shè)、撥貸款年報;稅收會計(jì)報表(包括票證報表)。

　　5.保管期限為5年的會計(jì)檔案有：固定資產(chǎn)卡片于固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年;銀行存款余額調(diào)節(jié)表;銀行對賬單;財政總預(yù)算會計(jì)月、季度報表;行政單位和事業(yè)單位會計(jì)月、季度報表。

　　6.保管期限為3年的會計(jì)檔案有：月、季度財務(wù)報告;財政總預(yù)算會計(jì)旬報。

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表9-1、表9-2為《會計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的各類會計(jì)檔案的保管期限。

單位和其他組織會計(jì)檔案保管期限表

表9-2　　　財政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會計(jì)檔案保管期限表

　　注：稅務(wù)機(jī)關(guān)的稅務(wù)經(jīng)費(fèi)會計(jì)檔案保管期限，按行政單位會計(jì)檔案保管期限規(guī)定辦理。

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　　三、會計(jì)檔案的查閱和復(fù)制和交接

　　(一)會計(jì)檔案的查閱和復(fù)制

　　各單位應(yīng)建立健全會計(jì)檔案的查閱、復(fù)制登記制度。各單位保存的會計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會計(jì)檔案上涂畫、拆封或抽換。借出的會計(jì)檔案，會計(jì)檔案管理人員要按期如數(shù)收回，并辦理注銷借閱手續(xù)。

　　(二)會計(jì)檔案的交接

　　1.單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。

　　2.單位分立后原單位存續(xù)的，其會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案。

　　3.單位分立后原單位解散的，其會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后，由其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案。

　　4.單位分立中未結(jié)清的會計(jì)事項(xiàng)，所涉及的原始憑證應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　5.單位因業(yè)務(wù)移交其他單位所涉及的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案，對其中未結(jié)清的會計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　6.單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管;單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計(jì)檔案仍應(yīng)由原各單位保管。

　　7.建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項(xiàng)目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　8.單位之間交接會計(jì)檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計(jì)檔案交接手續(xù)。移交會計(jì)檔案的單位應(yīng)當(dāng)編制會計(jì)檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計(jì)檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。

　　9.交接會計(jì)檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

　　10.我國境內(nèi)所有單位的會計(jì)檔案不得攜帶出境。駐外機(jī)構(gòu)和境內(nèi)單位在境外設(shè)立的企業(yè)(簡稱境外單位)的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)按照《會計(jì)檔案管理辦法》和有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。

　　四、會計(jì)檔案的銷毀

　　會計(jì)檔案保管期滿需要銷毀的，可以按照以下程序銷毀：

　　(1)由本單位檔案機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會計(jì)檔案銷毀清冊，列明：銷毀會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。

　　(2)單位負(fù)責(zé)人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。

　　(3)銷毀會計(jì)檔案時，應(yīng)當(dāng)由單位檔案機(jī)構(gòu)和會計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機(jī)關(guān)銷毀會計(jì)檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級財政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計(jì)檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。

　　(4)監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計(jì)檔案;銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負(fù)責(zé)人。

　　對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證以及涉及到其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由檔案部門保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時為止。單獨(dú)抽出立卷的會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。

　　正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計(jì)檔案不得銷毀。

　　提示：會計(jì)檔案的銷毀是一項(xiàng)嚴(yán)肅的工作，各單位必須嚴(yán)格按照《會計(jì)法》和《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定進(jìn)行。故意銷毀依法應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財務(wù)會計(jì)報告的行為，以及授意、指使、強(qiáng)令會計(jì)機(jī)構(gòu)、會計(jì)人員及其他人員故意銷毀依法應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財務(wù)會計(jì)報告的行為，都是違法行為。

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　　三、會計(jì)檔案的查閱和復(fù)制和交接

　　(一)會計(jì)檔案的查閱和復(fù)制

　　各單位應(yīng)建立健全會計(jì)檔案的查閱、復(fù)制登記制度。各單位保存的會計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會計(jì)檔案上涂畫、拆封或抽換。借出的會計(jì)檔案，會計(jì)檔案管理人員要按期如數(shù)收回，并辦理注銷借閱手續(xù)。

　　(二)會計(jì)檔案的交接

　　1.單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。

　　2.單位分立后原單位存續(xù)的，其會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案。

　　3.單位分立后原單位解散的，其會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后，由其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案。

　　4.單位分立中未結(jié)清的會計(jì)事項(xiàng)，所涉及的原始憑證應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　5.單位因業(yè)務(wù)移交其他單位所涉及的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案，對其中未結(jié)清的會計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　6.單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管;單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計(jì)檔案仍應(yīng)由原各單位保管。

　　7.建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項(xiàng)目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　8.單位之間交接會計(jì)檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計(jì)檔案交接手續(xù)。移交會計(jì)檔案的單位應(yīng)當(dāng)編制會計(jì)檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計(jì)檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。

　　9.交接會計(jì)檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

　　10.我國境內(nèi)所有單位的會計(jì)檔案不得攜帶出境。駐外機(jī)構(gòu)和境內(nèi)單位在境外設(shè)立的企業(yè)(簡稱境外單位)的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)按照《會計(jì)檔案管理辦法》和有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。

　　四、會計(jì)檔案的銷毀

　　會計(jì)檔案保管期滿需要銷毀的，可以按照以下程序銷毀：

　　(1)由本單位檔案機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會計(jì)檔案銷毀清冊，列明：銷毀會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。

　　(2)單位負(fù)責(zé)人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。

　　(3)銷毀會計(jì)檔案時，應(yīng)當(dāng)由單位檔案機(jī)構(gòu)和會計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機(jī)關(guān)銷毀會計(jì)檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級財政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計(jì)檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。

　　(4)監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計(jì)檔案;銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負(fù)責(zé)人。

　　對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證以及涉及到其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由檔案部門保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時為止。單獨(dú)抽出立卷的會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。

　　正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計(jì)檔案不得銷毀。

　　提示：會計(jì)檔案的銷毀是一項(xiàng)嚴(yán)肅的工作，各單位必須嚴(yán)格按照《會計(jì)法》和《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定進(jìn)行。故意銷毀依法應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財務(wù)會計(jì)報告的行為，以及授意、指使、強(qiáng)令會計(jì)機(jī)構(gòu)、會計(jì)人員及其他人員故意銷毀依法應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財務(wù)會計(jì)報告的行為，都是違法行為。

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