第二節(jié) 收文辦理程序

　　收文：是指機(jī)關(guān)文書部門收進(jìn)行外文單位發(fā)來的文件材料。

　　收文辦理：是指文書部門收到文件材料后，在機(jī)關(guān)內(nèi)部及時運(yùn)轉(zhuǎn)直到閱辦完畢的全過程。組成這一過程的一系列相互銜接的環(huán)節(jié)稱之為收文辦理程序。

　　過程包括：簽收、拆封與登記;分發(fā)與傳閱;擬辦、批辦與承辦;催辦、查辦與注辦。分述如下：

　　(1)簽收、拆封和登記

　　1)簽收。是指收到文件材料后，收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，以明確交接雙方的責(zé)任，保證公文運(yùn)轉(zhuǎn)的安全可靠。

　　機(jī)關(guān)的收文主要有三個來源：

　　一是機(jī)要交通送來的機(jī)要件;

　　二是郵局送來的掛號函件和電報;

　　三是外機(jī)關(guān)和部門直接送來的文件材料。

　　對照公文投遞單或送文登記簿認(rèn)真清點(diǎn)，做到四查清：

　　1.查清信封或封筒上的收文機(jī)關(guān)名稱，是否確屬本機(jī)關(guān)的收文，以防錯投、錯收;

　　2.查清文件號碼與遞送人在簽收登記上所登的號碼是否一致;

　　3.查清文件封口是否破損，包裝是否牢固，如發(fā)現(xiàn)有散包、破封、密封條被拆等情況，應(yīng)及時追查原因;

　　4.查清文件的登記件數(shù)與實(shí)有件數(shù)是否相符。

　　2)拆封。

　　1.對于寫明某某領(lǐng)“親收”、“親啟”的封件，則由領(lǐng)導(dǎo)人本人拆封或由其委托的人代拆。

　　2.密件則應(yīng)交機(jī)要文書或機(jī)要室拆封。

　　3)登記。就是將需要登記的文件在收文登記簿上編號和記載文件的來源、去向，經(jīng)保正文件的收受和處理。

　　公文登記的作用主要有：

　　1.便于管理和保護(hù)文件，防止積壓和丟失;

　　2.便于檢查和檢索文件;

　　3.便于文件的統(tǒng)計和催辦工作;

　　4.作為核對與交接文件的憑據(jù)。

　　公文登記的具體范圍：

　　1.上下級機(jī)關(guān)文件。包括指導(dǎo)性、參閱性和需要辦理的文件;

　　2.下級機(jī)關(guān)文件。包括請示、報告性文件;

　　3.重要的帶有密級的刊物、資料;

　　4.其他機(jī)關(guān)商洽問題和需要答復(fù)的文件;

　　5.上級機(jī)關(guān)召開會議印發(fā)的會議文件材料。

　　不必登記的材料和文件：

　　1.各種公開的和內(nèi)部不保密的出版物;

　　2.一般的公開信和不應(yīng)拆的私人信件;

　　3.已被綜合性文件包括的文件材料;

　　4.行政事務(wù)性的通知、便函、介紹信和請柬等;

　　5.領(lǐng)導(dǎo)“親收”、“親啟”件，這類信件應(yīng)由收件人本人或其委托人收閱后，認(rèn)為須交機(jī)關(guān)存查或處理的，再行登記，并交有關(guān)部門處理。

　　外收發(fā)文登記項(xiàng)目包括：收到文件的流水順號、收到日期、來文機(jī)關(guān)、來文封皮號、密級、分送部門、簽收、備注等。(外收發(fā)使用的《收文登記簿》P308)

　　內(nèi)收發(fā)的收文登記主要項(xiàng)目應(yīng)包括：收文順序號、收到日期、來文機(jī)關(guān)、來文字號、標(biāo)題或摘由、密級、份數(shù)、承辦單位、簽收人、復(fù)文號、歸入卷號、備注等。

　　收文登記的形式：薄冊式、聯(lián)單式、卡片式 .(具體參見：P309-313)

　　(2)分發(fā)和傳閱

　　1.分發(fā)。亦稱分辦，是指文書人員在文件拆封登記以后，按照文件的內(nèi)容、性質(zhì)和辦理要求，及時、準(zhǔn)確地將收來文件分送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門和承辦人員閱辦。

　　分發(fā)的原則和具體要求是：5點(diǎn)。略。P314

　　2.傳閱。是指單份或份數(shù)很少的文件以及一些非承辦性文件，需要經(jīng)機(jī)關(guān)各們領(lǐng)導(dǎo)人和許多部門閱知時，由文書人員組織在他們中間傳遞和閱讀。

　　屬于傳閱件之列的主要包括：

　　1.上級機(jī)關(guān)的指導(dǎo)性文件或重要會議文件;

　　2.需要幾位領(lǐng)導(dǎo)共同批辦的文件，包括上級機(jī)關(guān)和有關(guān)部門的專項(xiàng)業(yè)務(wù)文憑，下級機(jī)關(guān)的請示，以及本機(jī)關(guān)制發(fā)的需要會簽的文件等;

　　3.機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在文件上有重要批示，需其他領(lǐng)導(dǎo)同志和部門閱知閱辦的文件。

　　傳 閱文件應(yīng)當(dāng)注意的問題：

　　1.傳閱的順序，一般應(yīng)先送給機(jī)關(guān)的主要領(lǐng)導(dǎo)、主管負(fù)責(zé)人和主管業(yè)務(wù)部門閱讀，然后送其他有關(guān)需要閱知的對象;

　　2.傳閱文件應(yīng)以文書人員為中心進(jìn)行傳遞，這種傳閱文件的方法稱為“輪輻式傳 閱”;

　　3.在傳閱過程中或傳閱完畢后，文書人員要及時對文件進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)有領(lǐng)導(dǎo)批示時，要按批示意見進(jìn)行處理;

　　4.每份傳閱文件，都應(yīng)由文書部門在文件首頁附上《文件傳閱單》。文件閱畢后，閱讀人員要在《文件傳閱單》上簽注姓名和日期。(《文件傳閱單》和《閱讀通知》見P316)

　　(3)擬辦、批辦與承辦

　　1)擬辦。是指對來文的處理提出初步的意見，供領(lǐng)導(dǎo)人批辦時參考。

　　做好擬辦工作，要做到以下幾點(diǎn)：

　　1.擬辦之前，要認(rèn)真研究公文的內(nèi)容和發(fā)文機(jī)關(guān)的要求，弄清來文的背景，查明問題的癥結(jié)所在，便有針對性的提出切實(shí)可行的擬辦意見。

　　2.要清楚地掌握有關(guān)政策和規(guī)定，力求使擬辦意見既符合實(shí)際情況，又符合政策規(guī)定。

　　3.要熟悉業(yè)務(wù)。

　　4.擬辦意見要周到，要綜合考慮各方面的因素和影響。

　　5.擬辦意見不是具體的承辦計劃或方案，文字要簡明扼要。

　　2)批辦。是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對送批的文件如何處理所作的批示。

　　批辦的主要內(nèi)容包括：

　　1.提出處理該份文件所述問題的原則和方法。

　　2.提出并指明負(fù)責(zé)承辦該文件的單位或者承辦人，規(guī)定承辦的時限。

　　3.凡是需要兩個單位或者人員共同承辦的，必須指出主辦單位和主辦人，以便承辦單位和承辦人員具體執(zhí)行。

　　4.名項(xiàng)批辦意見，均應(yīng)鄭重地填寫在《公文處理清單》的“批辦意見”欄目內(nèi)，并簽署批辦人姓名日期。

　　3)承辦。是指機(jī)關(guān)有關(guān)部門或人員按照來文的要求進(jìn)行具體工作或辦理復(fù)文。

　　公文承辦有兩方面的意思：

　　一是從業(yè)務(wù)部門來說，承辦是指對具體工作問題的執(zhí)行和處理，如上級的有關(guān)政策、規(guī)定，要組織學(xué)習(xí)和貫徹落實(shí);平級機(jī)關(guān)來函商辦的業(yè)務(wù)問題，要進(jìn)行調(diào)查和辦理。

　　二是從公文處理工作來說，主要是批指根據(jù)擬辦和批辦的意見辦理復(fù)文(指那些必須回復(fù)的來文)

　　承辦部門或承辦人員在辦理來文過程中要注意幾點(diǎn)：

　　1.對有領(lǐng)導(dǎo)具體批示的意見的公文，一定要認(rèn)真領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的指示精神，按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖辦理復(fù)文。

　　2.對沒有領(lǐng)導(dǎo)簽署批辦的意見的公文，即一般性文件，應(yīng)根據(jù)有關(guān)的文件精神、按照規(guī)定或按以前的慣例，酌情辦理。

　　3.對領(lǐng)導(dǎo)批辦要求本部門牽頭與其他部門或單位聯(lián)合辦理的公文，本部門要先擬出復(fù)文稿請有關(guān)部門或單位會商，并由本部門和有關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽名后，再報請機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。

　　4.來文內(nèi)容涉及到以前的收文或其他有關(guān)材料時，承辦人要查找或調(diào)閱有關(guān)文件材料作為承辦復(fù)文的參考，不能憑記憶辦事，以防出錯。

　　(4)催辦、查辦與注辦

　　1)催辦。是指那些必須辦理答復(fù)的文件，根據(jù)承辦時限的要求，及時地對文件承辦的情況進(jìn)行督促和檢查。

　　催辦的目的：是為了避免辦理拖沓，文件積壓，克服官僚主義，加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，提高機(jī)關(guān)辦事效率的重要措施。

　　催辦工作一般有兩種情況：

　　一是對內(nèi)催辦。主要內(nèi)容是：上級機(jī)關(guān)發(fā)來本機(jī)關(guān)的文件，特別是要及時回復(fù)的文件的催辦;平行或不相隸屬的機(jī)關(guān)單位向本機(jī)關(guān)聯(lián)系商洽工作的文件的催辦;下屬單位主送本機(jī)關(guān)的請示性文件的催辦;本機(jī)關(guān)下發(fā)所屬單位需要回復(fù)文件的催辦。

　　二是對外催辦。主要是指本機(jī)關(guān)上行或平行需要對方回復(fù)的文件的催辦。

　　催辦工作應(yīng)當(dāng)注意做到的幾點(diǎn)：

　　1.要明確催辦范圍。

　　2 要明確催辦落實(shí)。

　　3.要建立和加強(qiáng)公文催辦工作的組織機(jī)構(gòu)。

　　催辦的形式：口頭催辦、電話催辦和書面催辦等。

　　選用形式的方法：

　　1.在機(jī)關(guān)內(nèi)部，盡可能由催辦人員上門當(dāng)面催詢，了解有關(guān)公文的承辦情況，也可以利用分送文件給領(lǐng)導(dǎo)或各部門有關(guān)人員的機(jī)會進(jìn)行口頭催辦。

　　2.對外機(jī)關(guān)，可由催辦人向承辦單位或者承辦人用電話進(jìn)行催詢，或用發(fā)便函、催辦單等方式進(jìn)行催辦。

　　3.如果為了便于掌握情況，由負(fù)責(zé)內(nèi)收發(fā)的文書工作人員兼管公文催辦工作時，就可以利用收文登記薄將必須催辦的文件登記，注明承辦時間，在辦理答復(fù)以后，立限即填上復(fù)文號，然后經(jīng)常檢查登記簿來掌握文件催辦的進(jìn)展情況。

　　2)查辦。是指文書工作人員協(xié)組機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)檢查各項(xiàng)方針、政策、決議、指示的執(zhí)行和落實(shí)，以及對某些問題進(jìn)行查處，解決的一項(xiàng)承辦性工作。

　　一般在縣以上的黨委辦公廳(室)內(nèi)部都設(shè)有專門機(jī)構(gòu)，其任務(wù)是督促檢查并協(xié)助辦理下列問題：

　　1.淀領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)各項(xiàng)方針政策、決議的貫徹落實(shí)情況;

　　2.各種會議的決辦事項(xiàng);

　　3.文件、電報的擬辦、擬復(fù)事項(xiàng);

　　4.對需要解決的重大問題提出查辦意見，報請領(lǐng)導(dǎo)批示;

　　5.領(lǐng)導(dǎo)批示或交辦的事項(xiàng)。

　　查辦與催辦的異同：

　　相同：都是對公文的承辦情況進(jìn)行督促檢查或催詢。

　　區(qū)別：1.查辦主要是對大政方針的貫徹落實(shí)情況進(jìn)行督促檢查，可辦的事項(xiàng)要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示或授權(quán)后才能進(jìn)行;而催辦則是文書部門的一項(xiàng)例行性工作，凡應(yīng)催辦的公文。文書部門應(yīng)按承辦時限的要求主動進(jìn)行催辦。

　　2.查辦的實(shí)質(zhì)是督促檢查，限期落實(shí)，是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)同官僚主義作風(fēng)作斗爭的一種手段，查辦的重點(diǎn)在于查證落實(shí);而催辦作為收文處的一道程序，一般只是限于了解是否已經(jīng)辦理，對如何辦理及辦理結(jié)果是不大過問的。

　　查辦工作一般按以下程序進(jìn)行：

　　1.閱讀有關(guān)材料，搞清查辦的問題。

　　2.查辦立項(xiàng)。這是法定程序。立項(xiàng)內(nèi)空包括五要素：A.確定查辦的事由;B.明確辦理要求;C.指明承辦單位或承辦人;D.規(guī)定完成時限;E.提出辦結(jié)后的反饋要求。

　　3.查辦的辦理。分兩種情況：一種是轉(zhuǎn)出交辦;一種是由查辦人員直接承辦。

　　4.查辦的結(jié)果與反饋。結(jié)果的幾種情況：

　　A.肯定的。即反映問題屬實(shí)，按規(guī)定作了處理;

　　B.否定的。即反映問題失實(shí)，向批示人、當(dāng)事人說明了情況;

　　C.部分肯定，部分否定。

　　D.事件的范圍有所擴(kuò)大，即由一個問題涉及一片，或一個人的問題牽涉到同類事、同類人的問題。)

　　5.立卷歸檔。

　　3)注辦。 是指對公文承辦結(jié)束后，由經(jīng)辦人在公文處理單上所作的簡要說明。

　　注辦一般包括以下內(nèi)容：

　　1.一般的傳閱文件，在有關(guān)人員傳閱完畢后，文書人員應(yīng)注明閱畢的日期。

　　2.需要辦理復(fù)文的文件，辦理后要注明“已復(fù)文”，并注上復(fù)日的日期和文號。

　　3.用口頭或電話答復(fù)的要注明時間、地點(diǎn)、接談或接電話有、主要內(nèi)容等，并由承辦人簽字。

　　4.不需復(fù)文的文件要注明“已閱”、“已辦”、“已摘記”等字樣。

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