2013年4月自考“公文寫作與處理”考點(diǎn)解析：12.4
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第四節(jié) 公文立卷的準(zhǔn)備工作
公文立卷工作不能等到一年終了才開始動(dòng)手，而應(yīng)該在當(dāng)年工作進(jìn)行的過程中，隨時(shí)為立卷做好必要準(zhǔn)備：
一事先編制好立卷類目;二堅(jiān)持做好平時(shí)歸卷工作。
(1)預(yù)編立卷類目
立卷類目也稱歸卷類目、案卷類目。編制立卷類目，是指機(jī)關(guān)文書部門在一年的實(shí)際文件沒有形成以前，根據(jù)本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的規(guī)律，預(yù)測該年可能形成的文件，按照立卷的原則要求和方法，事先擬制出來的歸卷?xiàng)l目。
立卷類目大體上可分兩種：一種是綜合的立卷類目，它是指編制一個(gè)綜合的包括機(jī)關(guān)各個(gè)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在內(nèi)共同使用的立卷類目;另一種是分編的立卷類目，是指針對機(jī)關(guān)各個(gè)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)形成文件的不同特點(diǎn)而分別編制的立卷類目。
編制立卷類目由誰來負(fù)責(zé)進(jìn)行?
一般地說，立卷類目應(yīng)該由各機(jī)關(guān)文書處理部門會同秘書部門、機(jī)關(guān)檔案室共同研究進(jìn)行編制或者修訂，并經(jīng)機(jī)關(guān)秘書部門負(fù)責(zé)人最后審閱和定稿。
在編制立卷類目之前，應(yīng)當(dāng)注意和研究的幾個(gè)問題： 4點(diǎn)。P374
立卷類目的結(jié)構(gòu)主要由類名和條款兩部分組成：
1.類名。即類別，是綜合概括歸卷文件材料的類屬名稱。
文件材料的類別劃分有兩種方法：
一是按工作性質(zhì)分類，如組織類、宣傳類、文教類等。
二是按組織機(jī)構(gòu)分類，直接用各機(jī)關(guān)或部門的名稱作類別名，如宣傳部文件、組織部文件等。
2.條示。即條目，是類名之下按照立卷要求和方法概括出來的一組文件的總標(biāo)題。
擬制條款應(yīng)當(dāng)注意兩個(gè)問題：
A.應(yīng)該按照立卷特征來擬制的關(guān)條款。
B.應(yīng)當(dāng)照顧到文件的不同保存價(jià)值。
條款的順序號：又稱文書處理號，或簡稱條款號。
編號的兩種方法：
一種是按大流水編號，即把一本類目的條款統(tǒng)一編號排序;
另一種是采用分類流水編號，即分開類別，每類給一個(gè)代號。如第一類為“1-1”。
立卷類目的類別和條款的排列呈表格式，故也叫立卷類目表。
(2)平時(shí)歸卷工作
平時(shí)的歸卷工作：是指機(jī)關(guān)的公文立卷人員根據(jù)已編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時(shí)按類目上的有關(guān)條款歸入卷內(nèi)。
做好平時(shí)歸卷工作的作用：
一是便于文書人員對辦理完畢的文件材料，根據(jù)其來龍去脈及時(shí)進(jìn)行收集整理，保證其完整、齊全，使之管理有條不紊，避平時(shí)文件分散、零亂，長期堆積和失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生，以充分發(fā)揮文書部門立卷的優(yōu)越性。
二是便于機(jī)關(guān)、單位的辦文部門隨時(shí)利用，使承辦人員樂于將辦完文件及時(shí)清退給立卷人員，為年終整理歸檔文件材料打下良好的基礎(chǔ)。
文件的平時(shí)歸卷，主要有以下幾個(gè)方面：5點(diǎn)。P378.
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