2013年4月自考“公文寫(xiě)作與處理”考點(diǎn)解析：13.1

更新時(shí)間：2013-04-18 14:50:08 來(lái)源：|0

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　　第十三章案卷整理與歸檔

　　案卷整理與歸檔：或稱(chēng)正式立卷與移交歸檔，是機(jī)關(guān)文書(shū)部門(mén)在平時(shí)歸卷的基礎(chǔ)上，對(duì)案卷進(jìn)一步系統(tǒng)整理編目，最終完成立卷工作，然后移交給機(jī)關(guān)檔案部門(mén)。

　　它包括：組合案卷、編目成卷和移交歸檔等。

　　第一節(jié) 案卷的組合

　　案卷的組合，簡(jiǎn)稱(chēng)組卷，指機(jī)關(guān)文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)在終或第二上半年對(duì)歸卷的各個(gè)條款內(nèi)的文件材料進(jìn)行調(diào)整立卷、卷內(nèi)文件排列和編號(hào)以及擬寫(xiě)案卷標(biāo)題等一系列工作。

　　(1)調(diào)整定卷，是指在平時(shí)歸卷的基礎(chǔ)上，詳細(xì)檢查每一條款中所積累的文件材料，進(jìn)行適應(yīng)的調(diào)整，并且最后確定組合案卷的一項(xiàng)工作。

　　1)調(diào)整定卷的必要性。從三個(gè)方面來(lái)分析比較。

　　1.歸卷與立卷。歸卷不等于立卷。(詳見(jiàn)P380)

　　2.卷夾與案卷。卷夾不等于案卷。

　　3.條款名稱(chēng)與案卷標(biāo)題。條款名稱(chēng)不等于案卷標(biāo)題。

　　2)調(diào)整定卷應(yīng)注意的問(wèn)題：

　　1.要檢查卷內(nèi)文件的成份。

　　2.要檢查卷內(nèi)文件的聯(lián)系。

　　3.要檢查卷內(nèi)文件材料的數(shù)量。

　　4.要檢查卷內(nèi)文件材料的保存價(jià)值。

　　(2)卷內(nèi)文件排列和編號(hào)

　　1)卷內(nèi)文件排列。是指將每個(gè)案卷內(nèi)的文件按照一定的規(guī)律和順序進(jìn)行系統(tǒng)化排列，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系和條理性，使每一份文件在案卷內(nèi)都有一個(gè)回定的位置。

　　卷內(nèi)文件的排列方法：可以按時(shí)間、問(wèn)題、重要程度、文號(hào)、作者、地區(qū)、通訊者、文種名稱(chēng)、人名的姓氏筆畫(huà)或拼音字母等順序進(jìn)行排列。具體排列方法有幾種：

　　1.按時(shí)間先后排列。 2.按作者――時(shí)間排列。3.按問(wèn)題――時(shí)間排列。 4.按地區(qū)――時(shí)間排列。5.按通訊者――時(shí)間排列。 6.按姓氏筆畫(huà)或拼音字母

　　2)卷內(nèi)文件的編號(hào)。用阿拉伯?dāng)?shù)字給卷內(nèi)文件編頁(yè)號(hào)，以固定它們的排列順序，這樣就便于統(tǒng)計(jì)和保護(hù)文件。

　　編號(hào)時(shí)，需要注意的幾點(diǎn)：3點(diǎn)。P383頁(yè)。

　　1.凡是裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每一頁(yè)文件材料的正面右上角，背面的左上角填寫(xiě)頁(yè)號(hào)。

　　2.卷內(nèi)文件編號(hào)的范圍只限于卷內(nèi)有文字的文件材料。

　　3.編號(hào)應(yīng)當(dāng)先用鉛筆，經(jīng)檢查準(zhǔn)確無(wú)誤后，再用打號(hào)機(jī)打號(hào)。(“頁(yè)號(hào)”與“張?zhí)枴辈煌?，就以“?yè)”為單位。)

　　(3)擬寫(xiě)案卷標(biāo)題

　　案卷標(biāo)題：是案卷的名稱(chēng)，也稱(chēng)案卷題名，是對(duì)卷內(nèi)全部文件內(nèi)容的總概述。

　　1)案卷標(biāo)題的結(jié)構(gòu)及標(biāo)法。通常應(yīng)當(dāng)標(biāo)明卷內(nèi)文件作者、問(wèn)題、名稱(chēng)三個(gè)基本部分。有些案卷標(biāo)題還需要標(biāo)明時(shí)間、地區(qū)、或通訊者，若標(biāo)通訊者，則取代作者位置。文種名稱(chēng)則使用泛稱(chēng)代之。排列順序通常是：

　　(時(shí)間、地區(qū))作者――(時(shí)間、地區(qū))――問(wèn)題――名稱(chēng)

　　(通訊者) (泛稱(chēng))

　　案卷標(biāo)題各項(xiàng)的一般標(biāo)法：

　　1.標(biāo)明卷內(nèi)文件作者。是為了說(shuō)明該卷內(nèi)的文件由誰(shuí)形成，即指文件法定的作者，而不是指擬稿人或簽發(fā)人。

　　2.標(biāo)明卷內(nèi)文件的問(wèn)題。是案件標(biāo)題的核心，必須使問(wèn)題概括得全面、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練。

　　3.標(biāo)明卷內(nèi)文件的名稱(chēng)。是反映文件的性質(zhì)和利用價(jià)值，一般寫(xiě)在案卷標(biāo)題的末尾。

　　4.標(biāo)明卷內(nèi)文件時(shí)間。這里所說(shuō)的“時(shí)間”，是指標(biāo)明文件內(nèi)容針對(duì)的時(shí)間，而不是文件形成的時(shí)間。

　　5.標(biāo)明卷內(nèi)文件通訊者。由往來(lái)文件組成的案卷應(yīng)標(biāo)明通訊者雙方，如果通訊者又不止一對(duì)時(shí)，可將問(wèn)題要素插入通訊者此方與彼方之間，并將同一性質(zhì)的機(jī)關(guān)概括為總稱(chēng)。

　　6.標(biāo)明卷內(nèi)文件涉及的地區(qū)。當(dāng)案卷涉及到某某地區(qū)時(shí)，案卷標(biāo)題要標(biāo)明地區(qū)的名稱(chēng)。

　　2)案卷標(biāo)題的擬寫(xiě)要注意的幾個(gè)問(wèn)題：

　　1.要注意政治上的正確性。

　　2.要注意文字表述簡(jiǎn)練通順、概括準(zhǔn)確。