數(shù)據(jù)清單

　　數(shù)據(jù)清單是指工作表中一個(gè)連續(xù)存放了數(shù)據(jù)的單元格區(qū)域。可把一個(gè)二維表格看成是一個(gè)數(shù)據(jù)清單。比如,一張考試成績(jī)單,可以包含學(xué)號(hào)、姓名、各科成績(jī)、總成績(jī)、平均成績(jī)等多列數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)清單作為一種特殊的二維表格,其特點(diǎn)是:

　　(1)清單中的每一列為一個(gè)字段,存放相同類型的數(shù)據(jù)。

　　(2)每一列的列標(biāo)題(即數(shù)據(jù)清單區(qū)域中的第一行)為字段名,如姓名、高等數(shù)學(xué)、物理、大學(xué)英語(yǔ)等等。

　　(3)每一行為一個(gè)記錄,即由各個(gè)字段值組合而成。存放相關(guān)的一組數(shù)據(jù)。

　　(4)數(shù)據(jù)記錄緊接在字段名行的下面,即列標(biāo)題和數(shù)據(jù)之間不能用空白行分開。

　　(5)在數(shù)據(jù)清單區(qū)域內(nèi),某個(gè)記錄的某個(gè)字段值可以為空,但是不能出現(xiàn)空列或空行。

　　(6)工作表的數(shù)據(jù)清單數(shù)據(jù)與工作表中其他數(shù)據(jù)之間至少留出一個(gè)空白列或一個(gè)空白行，以便于數(shù)據(jù)清單的檢測(cè)和選定。

　　(7)一般情況下,一張工作表內(nèi)最好只建立一個(gè)數(shù)據(jù)清單。如果要在一個(gè)工作表中存放多個(gè)數(shù)據(jù)清單,則各個(gè)數(shù)據(jù)清單之間要用空白行或空白列分隔。

　　數(shù)據(jù)清單的建立和編輯同一般的工作表的建立和編輯方法一樣。此外,為了方便地編輯數(shù)據(jù)清單中的數(shù)據(jù),Excel還提供了數(shù)據(jù)記錄單功能。利用數(shù)據(jù)記錄單可以在數(shù)據(jù)清單中一次輸入或顯示一個(gè)完整的信息行,即一條記錄的內(nèi)容。還可以方便地查找、添加、修改及刪除數(shù)據(jù)清單中的記錄。

　　使用郵件合并批量生成工資表

　　公司員工工資表的制作，大家常用的工作方式是：先用EXCEL表格生成所有員工的工資統(tǒng)計(jì)表文件，再用WORD制作一個(gè)工資單的模板，然后通過(guò)工資單模板對(duì)應(yīng)著EXCEL工資總表輸入生成每個(gè)員工的個(gè)人工資單。

　　Word提供的一項(xiàng)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)管理功能--"郵件合并"。

　　"郵件合并"這個(gè)名稱最初是在批量處理"郵件文檔"時(shí)提出的。具體地說(shuō)就是在郵件文檔(主文檔)的固定內(nèi)容中，與發(fā)送信息相關(guān)的一組通信資料(數(shù)據(jù)源：如Excel表、Access數(shù)據(jù)表等)，合并批量生成需要的郵件文檔，因此大大提高工作的效率，"郵件合并"因此而得名。

　　我們?cè)谌粘Ｖ薪?jīng)常要批量處理有信函、工資條、成績(jī)單等文檔，它們通常都具備兩個(gè)規(guī)律：

　　一是：需要制作的數(shù)量比較大;

　　二是：這些文檔內(nèi)容分為固定不變的內(nèi)容(主文檔)和變化的內(nèi)容(數(shù)據(jù)源)，比如說(shuō)工資單上的工資項(xiàng)、商函的內(nèi)容、請(qǐng)柬內(nèi)容和格式等。變化的內(nèi)容：工資項(xiàng)的金額、商函的單位及個(gè)人名稱等。

　　掌握郵件合并的建立主文檔、準(zhǔn)備好數(shù)據(jù)源、合并文檔三個(gè)基本過(guò)程，就抓住了郵件合并的"綱"，也就能應(yīng)用到實(shí)際工作中。

　　以上介紹的就是郵件合并功能相關(guān)的概念和主要掌握的內(nèi)容。接下來(lái)就為大家講解批量工資單制作。

　　一、建立主文檔

　　主文檔就是固定不變的主體內(nèi)容，工資單中固定不變的內(nèi)容和格式等。

　　在這里我們已經(jīng)建立好了主文檔。打開工資單主文檔這就是已經(jīng)制作好的工資單主文檔。如圖所示：

　　二、準(zhǔn)備好數(shù)據(jù)源

　　數(shù)據(jù)源就是與主文檔內(nèi)容相關(guān)的數(shù)據(jù)記錄表，其中包含著相關(guān)的字段和記錄內(nèi)容。數(shù)據(jù)源表可以是Excel表、Access數(shù)據(jù)表等。打開數(shù)據(jù)源表這就是我們已經(jīng)準(zhǔn)備好的數(shù)據(jù)源表格。

　　三、合并文檔

　　準(zhǔn)備好工資單主文檔和數(shù)據(jù)源后，就可將主文檔和數(shù)據(jù)源合并，生成批量新文檔，數(shù)據(jù)源表中的記錄條數(shù)，決定著主文件生成的份數(shù)。

　　切換到工資單主文檔窗口中。

　　一般情況下，"郵件合并"工具欄沒(méi)有出現(xiàn)在word的工具欄中。打開郵件合并工具欄的方法是：點(diǎn)擊"視圖"菜單，選擇"工具欄"命令，在出現(xiàn)的子菜單中選擇"郵件合并"命令。或者右鍵單擊工具欄空白處，彈出快捷菜單，選擇其中的"郵件合并"命令。這樣也可打開"郵件合并"工具欄。這就是郵件合并工具欄。

　　點(diǎn)擊"郵件合并"工具欄上的"設(shè)置文檔類型"按鈕，在彈出的"主文檔類型"對(duì)話框中選擇"信函"。點(diǎn)擊"確定"按鈕返回。

　　點(diǎn)擊"打開數(shù)據(jù)源"按鈕，彈出"選取數(shù)據(jù)源"對(duì)話框。找到我們已經(jīng)準(zhǔn)備好的數(shù)據(jù)源表格即可。在這一步如果沒(méi)有準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源，則可以通過(guò)"選取數(shù)據(jù)源"對(duì)話框中的 "鏈接到新的數(shù)據(jù)源"或"新的Sql Server 連接"新建一個(gè)數(shù)據(jù)源。然后繼續(xù)進(jìn)行設(shè)置。而該實(shí)例是已經(jīng)準(zhǔn)備好了數(shù)據(jù)源表格，所以直接找到準(zhǔn)備好的數(shù)據(jù)源表格。雙擊表格。彈出的"選擇表格"對(duì)話框，可看到該對(duì)話框中有sheet1$、sheet2$、sheet3$三張工作表，由于我們的數(shù)據(jù)是在sheet1工作表上制作的，所以選取"sheet1$"，點(diǎn)擊"確定"。

　　接下來(lái)的操作是設(shè)置"收件人"。點(diǎn)擊"收件人"按鈕，彈出"郵件合并收件人"對(duì)話框，默認(rèn)情況下收件人列表是被全部選中，如果要取消某收件人，可單擊前面的復(fù)選框，取消選中。這里我們是要進(jìn)行全選，所以點(diǎn)擊"全選"按鈕。點(diǎn)擊"確定"。

　　接下來(lái)是對(duì)各數(shù)據(jù)域的插入。首先將光標(biāo)置于要插入域的位置，如現(xiàn)在要插入的域?yàn)樾彰｜c(diǎn)擊"插入域"按鈕，在彈出的"插入合并域"對(duì)話中，點(diǎn)擊選中"插入"中的"數(shù)據(jù)域"前的單元按鈕。在"域"中選擇"姓名"，點(diǎn)擊"插入"按鈕，再點(diǎn)擊"關(guān)閉"按鈕退出?？梢钥吹叫彰蛞呀?jīng)被成功插入。

　　用同樣的方法，將"職等"、"職位"、"本薪"、"主管津貼"、"修護(hù)津貼"、"交通津貼"、"外調(diào)津貼"、"全勤津貼"等域插入到相應(yīng)位置。請(qǐng)看操作。

　　點(diǎn)擊"查看合并數(shù)據(jù)"按鈕，可以看到之前插入域的位置變成了數(shù)據(jù)源表格中相應(yīng)內(nèi)容。這時(shí)可以通過(guò)點(diǎn)擊"下一步"按鈕進(jìn)行瀏覽。

　　最后點(diǎn)擊"合并到新文檔"。彈出"合并到新文檔"對(duì)話框，點(diǎn)擊"合并記錄"中的"全部"單選按鈕，如果你只想編輯當(dāng)前的一條記錄，就點(diǎn)擊"當(dāng)前記錄"前的單選按鈕，如果你只想編輯某范圍內(nèi)的記錄，如果只合并第11條到第20條的記錄，則點(diǎn)擊最后一項(xiàng)前的單選按鈕，并輸入記錄的起始記錄11和終止記錄20。本實(shí)例是要將所有記錄生成工資表，所以選擇第一項(xiàng)。點(diǎn)擊"確定"。

　　這時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)"字母1"新word文檔?？梢钥吹揭呀?jīng)成功生成了所有員工的工資表。

　　批量生成工資表也可利用任務(wù)窗格的"郵件合并"命令來(lái)完成。這里就不再詳細(xì)講解。

　　這就是利用郵件合并功能批量生成工資表的操作方法。"郵件合并"功能除了可以批量處理信函、信封等與郵件相關(guān)的文檔外，一樣可以輕松地批量制作標(biāo)簽、榮譽(yù)證書、成績(jī)單等。

環(huán)球網(wǎng)校職稱計(jì)算機(jī)考試網(wǎng)絡(luò)輔導(dǎo)招生簡(jiǎn)章

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